取材日:2024.06.07
社長ひとりでバックオフィス業務を行っており大変だった
秘書的な役割を担うサービスの提案
人材の採用も検討したが雇用するなら現場で働く人を増やしたい
コスパの良いカチアルサポートにより社長の雑務を代行
経営者関連団体などで要職を担うようになったが対応に手が回らない
SNS/サイト運用やメルマガ対応で業務効率化を実現
地元における中小企業の活性化に力を注ぎたい
社長の時間を捻出し、中小企業の発展などに協力できる体制を整える
そもそも、「Nにおまかせ!」についてはどのような経緯で知ったのでしょうか?
平井社長:東京商工会議所の支部で開催されたNTTe-City Laboの見学会に参加し、「Nにおまかせ!」を知りました。はじめは自動運転の車に試乗できるというのに惹かれて参加したのですが、見学会では、ロボットで水耕農園を管理して作物を作り、あまった作物を燃料にして発電させ、その電気で農園を動かす循環型のシステムを見て驚きました。
そこで営業の方とお会いしたのがきっかけで、いろいろとご相談するようになりました。
「Nにおまかせ!」の営業と話した時点で御社には何らかの課題があったのでしょうか?
平井社長:当社は人手も少ない、いわゆる町工場です。小規模な製作所の特徴ですが、社長自ら動かなくては会社が成り立ちません。社長は受付も営業も総務も人事も経理も労務もマーケティングも、すべてひとりで担わなくてはならない。そしてこれらすべてに、煩雑な事務や作業があって、非常に時間がとられてしまう。「秘書が欲しい!」と何度思ったかわかりません。
確かに中小企業の社長さんは大変です。具体的にどのような業務や作業が重荷になっていたのでしょうか。
平井社長:「これとこれが大変」と簡単に言えないような雑務が多いのが「大変」なのです。私が求めていたのは特定の仕事を任せるのではなく、その時々に出てくる用事を手伝ってくれる、何でもできる秘書です。しかし、人を雇うのも簡単ではありません。人件費もかかりますし、実際問題として人を雇う余裕があるのなら、それこそ現場(工場)の人員を拡充したい。
私は商工会議所やゴム工業会などの業界団体にも所属しており、たとえば懇親会の手配や団体で行う展示会の企画や進行にも携わっています。本来の仕事に加えて、団体における対応にも時間が必要なため、「私でなくてはできない業務に集中できる時間がほしい」というのが一番の課題でした。
そこで「Nにおまかせ!」から提案されたのがカチアルサポートだったのですね。
平井社長:カチアルサポートは好きなときに好きなだけ、厳選されたスタッフにいろいろな仕事を依頼できるサービスだということで勧められました。
正直、最初は「なんでもやります」と言われても……という感じでした。「1ヶ月に12時間分、頼んだ業務を行ってくれるエントリープランがある」と聞いて、とりあえず試してみようか、くらいの感覚でした。
「Nにおまかせ!」で提案されたカチアルサポートを使って、御社が抱えていた課題は解決しましたか?
平井社長:実際にカチアルサポートを頼んでみて、とても助かっていることが二つあります。
ひとつは、最初にInstagramに載せる写真の撮影をお願いして、葛飾区の地域情報サイトの更新と投稿も頼みました。毎日投稿するとSEO対策にもなり、集客効果があるのですが、つい後回しにしてしまうことが多かったので、カチアルサポートにまかせたことでその手間が省けました。
もうひとつは、メルマガの管理です。メルマガを約800通配信して、半分くらい自動で戻ってくるのですが、これらをひとつずつ開けていく作業が大変です。開けてみて、中にはアポイントとか問い合わせとかもあるから、それらには返信するわけです。この仕分け作業を、今はカチアルサポートにお願いしています。私が確認して返信する必要があるものだけに対応すればいいので、非常に効率化されました。
さらに、カチアルサポートは、問い合わせのあった会社までの移動時間やその会社のサイトURLなど、必要な情報をまとめてくれるのでとても助かります。まさに秘書業務そのものです。
今の契約では月に12時間しか依頼できないので、その時間内で自分ひとりで行うのは大変なことや面倒なことをお願いしています。いろいろと試しながら、どの業務が一番助かるかを見極めているところですが、実際に自分の時間が増えたわけですし、課題の解決に向かっていると思います。
カチアルサポートに仕事を依頼したことで、どれくらい稼働が削減されたか具体的に教えていただけますか?
平井社長:先ほどお話しをしたメルマガの開封ですけど、自分でやっている時はほぼ半日つぶれました。それだけで6時間の余裕ができたことになります。
体調を崩して会社を休んだときも、ちょうどメルマガを配信した翌日でした。これまでなら「体調悪いけど、家で返信だけは確認しておかないと明日が大変だから」と作業し、それこそ治る風邪も治らなくなる始末です。
それが今回は、全部返信を調べてもらって、あとは会社に戻った時に必要なものだけを見ればよかった。社長の雑用は1日休んでいる間にどんどん積み上がってしまい、それをこなすのに数時間どころか数日かかってしまうこともあります。カチアルサポートに頼んでおいてよかったと思いました。
「Nにおまかせ!」で成約に至った理由をお聞かせください。
平井社長:営業の担当者さんが、こまめに訪問してくれて、いろいろと相談にのってくれました。弊社は葛飾の「南葛SC」サポーターでもあるのですが、サッカー好きという共通点で最初から話も盛り上がりました。
弊社では、ポレットというボタンもチャックもついていない、ぺたっとくっついて包めるビニール素材の小物入れを開発・販売しています。担当者さんはポレットを購入し、化粧品を入れて持ち歩いてくれているのですが、SNS用に写真撮影したら、この写真が一番よかった。たぶん、写真の技術的な問題ではなく、実際にポレットを愛用してくれているからこそ、リアル感が出ていたのだと思います。
うちの商品を大事にしてくれるスタンスも含めて、営業担当者とは良い関係が築けています。だからこそ、本当に小さなことでもなんでも相談できる面がありますね。
なるほど、では営業担当者が成約の決め手になった感じでしょうか?
平井社長:それも決め手のひとつです。
もうひとつの決め手はコストですね。雑用のために人をひとり雇うより、カチアルサポートははるかに安い費用です。しかも、なんでも相談できて対応力があります。そもそも採用コストは高いし、それこそ採用までの時間もとられてしまうわけで、カチアルサポートがコスパもタイパもいいと考え、契約しました。あとは、3ヶ月の契約期間も始めやすいので、成約のきっかけになりました。
リーズナブルで契約期間の短いプランがあるカチアルサポートは、始めやすいと好評をいただいております。実際に「Nにおまかせ!」のサービスを使ううちにNTT東日本の印象は変わりましたか?
平井社長:NTT東日本については、電話の会社くらいの認識しかなかったです。でも、NTT印刷をはじめ、非常に幅広い領域をカバーしているのだなと、その辺りの印象は変わりました。
NTT e-City Laboが最初の接点でしたが、当日、NTT東日本側は支店長から担当者まで多くの女性社員が対応していました。ここまで女性社員が活躍している組織はあまり見たことがなかったので、けっこうびっくりしました。
NTT東日本グループは多様性を重視し、男女関係なく活躍の場がある会社です。ちなみに秘書サービスなど他社も検討しましたか?
平井社長:カチアルサポートのような柔軟性のあるサービスは他に見当たらなかったので、特に検討はしていません。
弊社では営業代行やコンサルティング会社、ITサポートなども活用していますが、それだけでは対応しきれないニーズが存在します。ひとつひとつの小さなニーズがあるわけで、繰り返しになりますが、そうしたニーズを気兼ねなく頼めたり相談できたりする、「秘書的な役割」こそ、私が探していたサービスです。それがまさに「Nにおまかせ!」であり、カチアルサポートが提供しているものだったということですね。
今後の展望についてはいかがでしょうか?
平井社長:私は情報の発信と受信と共有が、これからの会社経営にいちばん大切ではないかと考えています。
しかし保守的な体質もあり、うちの会社も私が社長になる直前まで閉鎖的で、会社の中に他人はいれるな、インタビューとか取材とか情報を公開するとか問題外という感じでした。
まずそこから変えていかなくてはなりません。発信すれば反応があります。ホームページへの問い合わせも月に何本もきます。しかも営業マンに直接会わなくてもリモートでオンライン商談もどんどん進められる時代です。私はまだまだ情報発信力が足りていないのではと感じています。
中小企業のDX化が課題と言われるなかで、先進的な取り組みを行っていらっしゃいます。さらにこれから力を注いでいきたいことがあればぜひお聞かせください。
平井社長:弊社ではゴムパッキンの依頼が多いのですが、大手企業からうちのような町工場に発注が来るまで何段階もあって、その間に手数料が乗ってくるから、発注側にとってはコストが高く、受注側には安い金額設定になってしまう。よくある流れですが、直接のやり取りになれば双方にメリットがあります。
町工場からも積極的に情報発信をしていけば、探している企業は見つけてくれます。そして互いに利益率が上がるような良い関係の取引先を増やしていきたいですね。
平井社長は社会貢献にも積極的でいらっしゃいます。
平井社長:つい最近ですが、葛飾区から「DX化について話してほしい」と頼まれました。いわゆるIT企業が話しても専門的すぎたり、中小企業にフィットしていなかったりで響かないのです。弊社は本当にホームページもなかったところから出発しているので、実践した町工場の社長として、多くの中小企業にとって少しでも参考になるようお話をしたいと思っています。
葛飾区にはこうした製造会社や企業がたくさんあるのに、地元の学生たちは区外で就職してしまうという社会的な課題の解決にも力を尽くしたいです。今は商業高校や工業高校で、面接の授業や地元企業について話をする出張授業も行っています。今後はインターンの受け入れなども行っていきたいですね。社会貢献のひとつですが、人手不足、後継者不足で悩んでいる会社もたくさんあるので、これも地域産業の発展に必要なことだと思っています。
そのためにも繰り返すようですが、私には時間が必要です。「Nにおまかせ!」にサポートしてもらうことで、以前よりは「昼間バタバタしていた」というのが減りました。これからも、時間を少しでも捻出できるよう手助けしてほしいです。
では、「Nにおまかせ!」のカチアルサポートを他社にもおすすめしますか?
平井社長:今、人材が必要で雇用を考えているのなら、一度カチアルサポートを試してみたら?と勧めますね。1回の契約が3ヶ月だから、お試し感覚でとにかく使ってみたらと話します。それで事足りるのなら、人件費を払うよりもカチアルサポートの方が安いわけですから、コスト的にもお勧めです。
逆に、カチアルサポートに業務を頼む中で、これは担当者を置いた方がいいと思えば採用活動をすればいい。人を入れるのは大変な上に人件費コストも大きいので、本当に必要な場所に必要な人材を配置するためにも、その前段階としてカチアルサポートをうまく活用するのもひとつの方法ではないでしょうか。
最後に「Nにおまかせ!」に期待することやご要望などをお聞かせください。
平井社長:弊社は私を含めて6人しかいない町工場ですが、さまざまなサポートやアウトソーシングを活用し、できることはIT化を進めて効率的な生産体制を作り、後継者につなげていきたいと願っています。
「Nにおまかせ!」には、情報発信の方法など、さらに新たなアイデアを考えてもらいたいですね。弊社のような町工場や中小企業にとってプラスになることを提案し、これまで同様に柔軟に対応していただけたらと思っています。
精工パッキング様
精工パッキング様は極細輪ゴムの開発を行ってきましたが、この度国内の正式な特許証が発行されました。特許証の発行は平井社長が近年力を注いでこられたことで、今後も日本の町工場のさらなる発展を目指して尽力されるとのことです。
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