オフィス移転をチャンスに変える！
クラウドを活用した電話、ネットワーク運用で、業務効率が大幅改善！

高橋社長：移転の理由は単純で、5年の間に従業員数が倍に増え、オフィスが手狭になったからです。新宿から離れるという選択肢はなかったので、旧オフィスの近辺で物件を探したのですが、なかなか良いところがなくて苦労しました。

実際に動き出したのは、移転の半年ほど前です。オフィス移転といっても、ただ広い場所に移ればいいわけではなく、将来を見据えた戦略的なオフィス構築が必要だと思いプランをたてました。

オフィス環境は生産性の向上、業務効率化において重要であると位置づけ、具体的には「3年後、100名規模に拡大した時も快適で働きやすい環境づくり、オフィスインフラの整備を行う」ことを決めました。

高橋社長：2つのポイントがあります。ひとつは、とにかくネットワークインフラをしっかり構築すること。旧オフィスではネットワークが不安定なこともあって、インフラ全般を担っている穐田は苦労していました。

穐田さん：インターネットが3日くらい遮断されたこともありました。深夜まで対応に迫られ、本当に参りました。

高橋社長：通信環境が遮断されると、あちこちに問い合わせ、原因を突き止めるために時間がとられ、とても大きなストレスになります。加えて、その間にビジネス機会を損失することにもなりかねない。ですから、安定した信頼できるネットワークインフラを整えることは、移転にあたって必ず解決したい課題でした。

もうひとつは、「ビジネスフォンは必要なのか？」という点です。

高橋社長：旧来型のビジネスフォンはデスクの一角を占めて場所をとります。端的に言うと「邪魔だな」と思ったのです。とはいえ、確かに会社としては代表番号は必要だし、電話を受け取った者が担当へつなぐ、他部署と連絡を取り合うにも内線は必要です。

今はみんなスマートフォンを持っています。それなら、スマートフォンを内線化でき、外出先からも代表番号を使えるPBX*を導入すれば、「もうビジネスフォンは必要ないよね」という結論に至りました。

高橋社長：ネットワーク関連においては、とにかく信頼性を重視しました。あらゆる業務においてネットワークインフラが入り込んでいる状態ですから、障害や不具合がゼロではないにしろ、限りなく安定していることが重要です。情報セキュリティも含め、安全で安定していることが当たり前であってほしい。物理的なものについてはどうにかなりますが、通信環境はどうにもならないですから、そこで実績あるNTT東日本にご相談しました。

高橋社長：従来型のビジネスフォンはもう選択肢にはない。では、どうするかと悩んだ時に、ネットワークと同様に「信頼性」が大事であると共に、「進化への期待」も重要だと考えました。

クラウドPBXはいずれスタンダードになると思いますが、まだまだ進化の途中です。今後も開発や改善を継続し、より使い勝手が良くなり、機能やサービスが成長するところはどこかと考えたとき、やはり通信業界大手であるNTT東日本がいちばん期待できると思いました。

実際にクラウドPBXについては何社か検討しました。安定した通話ができることは重要です。サポートも含めて、NTT東日本は信用できると思えたので、“ひかりクラウドPBX”の導入を決めました。

高橋社長：検討段階から、予算は重視していませんでした。

いくらコストを抑えても、通信状況が悪く、その対応に貴重な人材の時間が奪われるのでは本末転倒です。結果としてコストパフォーマンスが悪いことになりますからね。

今も社員は増え続けていますが、そのたびにビジネスフォンを増やす必要もありません。ですからコスト削減という面では、結果的に費用を抑えられているとは思います。

しかし、予算ありきで各社を検討して選んだのではありません。3年後、100人体制になってもストレスのない環境づくりをベースに、ミッション・ビジョン・バリューを作成し、それに合致するものを選定していった結果、NTT東日本になったということです。

高橋社長：ビジネスフォンという「モノ」がなくなったのは大きいですね。今回の移転で社内から電話機は消えました。部署ごとにスマートフォンを何台か置いて、必要な人が使っています。

会社支給のスマートフォンを全員に持たせるとなればそれだけ経費もかさみますし、社員も2台持ちになってしまい、邪魔です。

“ひかりクラウドPBX”のアプリを自分のスマートフォンに入れれば、外出先でも会社からの電話を受けられるし、代表者番号で電話をかけることもできる。使い慣れた自分のスマートフォンで、外にいても社内にいるときと同様にお客さまからの電話を受けられるし、電話をかける時も「03」発信ができるサービスはとても便利です。

“ひかりクラウドPBX”は従来のビジネスフォンと違い、スマートフォンだから常に自分が持ち歩ける。ビジネスの機会を逃さずにすむのは大きなメリットです。

穐田さん：クラウドPBXはまだ普及していないので、導入当初が大変かなと危惧はしていました。しかし、担当者の方が全員分のマニュアルを作成し、使い方の説明も丁寧に行ってくれたので、自分にかかる負担が非常に少なかったのがありがたかったです。機器の導入以外もすべて「おまかせ」できたために、ラクだったなという印象があります。

管理しているのは私ですが、NTT東日本はサポートがしっかりしているので、たとえ私がいなくても困った時にはすぐに電話で問い合わせて解決できます。それまではトラブルにすべてひとりで対応していたので、本当に助かっています。また、通信環境としては移転後一度も問題がなく、おかげで深夜まで残って障害に対応することもなくなりました。

ただ、気になる点もないわけではありません。

使い方にもよると思いますが、オフィスに置いてある社用のスマートフォンにはSIMカードが入っていません。Wi-Fiだけでつないでいるため、ネットワーク環境に左右されます。でも、歩き回りながら話せるようになったメリットもあるので、その辺りは正直に申し上げると一長一短というところですし、今後はさらに改善されていくだろうと思っています。

高橋社長：PBXは技術革新ですが、今は入口の段階でしょう。ただ、私たちは3年後を見据えているわけで、先んじて導入しておくことが将来につながると考えています。

電話にしろ、インフラにしろ、ビジネスをスムーズに進めるためには欠かせないものです。全体的に考えると、やはりNTT東日本の信頼性が大きな意味を持っていると感じます。

高橋社長：オフィス移転でネットワークの構築や、回線や情報セキュリティもまとめて依頼できることで、わずらわしい手間も省けました。以前はルーターもWi-Fiも情報セキュリティも自分で探して、それらがきちんと接続され動作するかも調べなくてはならず、なかなか面倒なことでした。すべてお任せできるのは、確かに楽ですね。

御社の事業展開についてもぜひお伺いしたいのですが。

高橋社長：葬儀業界は慢性的な人手不足です。このような言い方が正しいかわかりませんが、高齢者社会になるということは、お葬式も増えるということです。一方で葬儀業界での働き手はどんどん減っているのが実情です。

人材を最大限に活用するために、これからはAIをうまく使うことが必要になってきます。AIによって業務の効率化を行い、その分、サービスなど「人」でなければできないところに人材を配置できます。

葬儀業界はアナログの世界で、しかも閉鎖的なところもあるのですが、デジタルやテクノロジーの力を利用し課題を解決するというのが、弊社が現在積極的に進めているところです。

高橋社長：ネットワークインフラは生命線です。だからこそ信頼できるNTT東日本を選んだわけですから、その信頼を裏切らないでほしいということですね。ストレスを一切感じない、それが当たり前で意識すらしないような環境を作っていただきたいと思っています。

また、せっかくひかりクラウドPBXがあるのですから、さらにプラスαのサービス提供もどんどん広げてほしい。たとえばAIの活用であるとか、電話はただ発信・受信するだけではなく、ビジネスの構想を担う手段のひとつとして、もっともっと進化して役に立ってほしい。今回の移転では、それだけの開発やサービス展開ができるのがNTT東日本だと思い選んでいますので、そこはぜひ期待に応えていいただきたいですね。

高橋社長：ネットワークインフラはきっちりと！これに尽きます。

ネットワークインフラが不安定だと、ちょっとしたことで業務が止まってしまいます。業務が停滞している間にビジネスの機会を失う可能性もある。インフラはケチってはダメです。ストレスを抱えないためにも、社員の健康のためにも、とにかくネットワークインフラは最初にしっかりと構築しておくことをおすすめします。