勤怠とは？意味や勤怠管理の必要性・方法や課題解決法を紹介

「勤怠」とは、従業員の出退勤時間、休憩や残業時間、休日や休暇などの勤務状況を指す言葉です。勤怠とは法律用語ではなく、企業や労務管理の現場で広く使われる実務的な表現であり、法的には「労働時間管理」と呼びます。

勤怠管理システムで出勤や退勤の打刻をすることを、「勤怠をつける」「勤怠を押す」などと表現する場合もあります。正しく給与計算を行うためにも、正確な労働時間の把握は重要です。また、適切な勤怠管理は、従業員の働きやすい環境を整える役割もあります。

企業が従業員の勤務状況を管理することを「勤怠管理」といい、労働時間管理とほぼ同じ意味を持つ言葉です。労働時間管理は、法令に基づいて労働時間の適正な管理を行うことで、労働基準法により義務化されている点で異なります。

従来、従業員の自己申告制の不適正な運用等に伴い、多くの企業で従業員の長時間労働や割増賃金の未払いが常態化していました。この課題を解決するため、平成29年1月20日に「労働時間の適正な把握のために事業者が講ずべき措置に関するガイドライン」が定められ、企業の労働時間管理の厳格化が図られてきました。

企業における労働時間管理の義務は、管理監督者やみなし労働時間制の適用者を除き、すべての従業員が対象となります。企業は法令に基づき、労働時間の適正な記録と管理を徹底しなければなりません。勤怠管理（労働時間管理）の方法について、前述のガイドラインをもとに解説します。

労働時間の適正な把握のために使用者^※が講ずべき措置として、「始業・終業時刻の確認・記録」があります。使用者は、労働時間を適正に把握する義務があり、労働者の労働日ごとに、始業・終業時刻の確認を行い、記録する必要があります。

使用者が、始業・終業時刻の確認及び記録を行う方法としては、原則的に以下のいずれかの方法で行います。原則的な方法とは、特別なことがない限り適応されるという意味です。

原則的な方法の対応が難しく、やむを得ない場合は自己申告制を取り入れることも可能です。ただし、自己申告制により行わざるを得ない場合は、以下の措置を行います。

自己申告による労働時間把握はあいまいな労働管理になりがちなため、上記の3つの措置を講じなくてはなりません。また、企業は、時間外労働を削減する目的で社内通達や時間外労働手当の定額支給などの制度設定を行った場合、労働者の正しい労働時間申告を妨げていないか確認することが求められます。

労働時間の記録に関する書類は、労働基準法第109条に基づき、5年間の保存義務があります。ただし、当分の間は経過措置として保存期限は3年間となり、その起算点は、書類ごとに最後の記録がされた日になります。保存対象となる書類は以下のとおりです。

人事労務や総務担当者等の労働管理を行う責任者は、労働時間を適正に把握しなければなりません。また、労働者の労働時間に管理上の問題点がある場合、どのような措置を講ずべきかなどについて把握し、解消する必要があります。

労働者と使用者による労働時間等の設定の改善に向けた自主的な取り組みを促進するための措置を講じる目的として、「労働時間等の設定の改善に関する特別措置法」が平成18年から施行されました。当措置法で作成された労働時間等設定改善指針を参考にしながら、労働時間等の見直しに取り組むことが求められています。

企業が適切に従業員の勤怠管理を行うにはどうしたらよいのでしょうか。ここでは勤怠管理の手法をお伝えするとともに、それぞれの特徴と注意点について、メリット・デメリットも併せて解説します。

従業員の始業・終業時刻の確認と記録の原則的な方法は、「使用者自らあるいは労働時間管理を行う者が、直接始業時刻や終業時刻を確認すること」「 タイムカード、ICカード等の客観的な記録を基礎として確認し、記録すること」の2通りです。

紙の出勤簿による自己申告制は原則外の方法となるため、従業員の労働時間の実態を正確に記録し、適正に申告するよう十分な説明が求められます。
また紙の出勤簿は改ざんリスクが生じることから、不正防止策を講じ、必要に応じて実態調査を行うことに注意が必要です。

タイムカードの勤怠管理とは、紙やカードを専用の打刻機に入れて勤怠を記録する方法です。専用機にタッチして記録するICカードタイプも、標準的な勤怠管理手法の一つとなっています。

タイムカードやICカードは、専用の機器が設置された場所でしか打刻できないため、外回り営業や複数の拠点を行き来する企業では導入が難しい手法です。また、タイムカードは1日に複数回、休憩を取得したり出勤する場所を変えたりする際の勤怠管理に適しておらず、年次有給休暇の残日数管理なども困難な場合が多いです。これらのデメリットを理解した上で、導入を検討しなくてはなりません。

表計算ソフトのExcelやGoogleスプレッドシートなどを活用して勤怠管理する方法もあります。
Excelには、勤怠管理用のテンプレートが多数公開されているため、関数やマクロの知識がない従業員でも、勤怠情報を入力するだけで労働時間や残業時間、基礎日数を自動で計算・集計できるのがメリットです。一方、Excelによる勤怠管理をする場合、数式や関数、マクロによって数値が自動で算出されますが、設定した数式や関数の誤りに気付きにくいリスクもあります。

また、ExcelやGoogleスプレッドシートなどの表計算ソフトは、紙の出勤簿やタイムカードよりも利便性が向上しやすいものの、複雑な計算が困難であり、法改正や就業規則の変更のたびに手作業でシートを修正する負担がデメリットになりやすいです。さらに、入力ミスなどのヒューマンエラーも発生しやすく、不正な改ざんのリスクも考えられます。これらの特徴を理解した上で、活用を検討するとよいでしょう。

勤怠管理システムを利用すると、タイムカードやICカード、Excelよりも勤怠時間の集計・チェック・分析が容易になるため、業務効率化が期待できます。今まで手作業で行っていた勤怠データ集計や年次有給休暇の管理を自動化できるだけでなく、システムの自動アップデートにより法改正への対応もスムーズです。

ただし、勤怠管理システムと給与計算システム、人事労務システムといった複数のシステム同士の連携を行わないと、管理が煩雑になる可能性もあります。自社にあったシステムの選定や、導入設定に不安を感じる方は、システム導入支援会社のサポートを受けるのもよいでしょう。

この章では、企業が勤怠管理をする場合のよくある課題について紹介します。

正社員・パート・派遣など異なる雇用形態が混在している場合や、シフト制を採用している企業は、勤怠の集計が複雑になりやすい傾向があります。例えば、介護福祉施設では、職種ごとに勤務体系が異なるため、それぞれの労働時間を適切に管理する必要があります。

さらに、従業員数が多い企業や、従業員の入れ替わりが頻繁に発生する企業では、勤怠管理の作業負担が一層大きくなる点も課題となるでしょう。

勤怠管理をアナログな方法で行うと、打刻漏れや打刻ミスといったヒューマンエラーが発生するリスクもあります。これらのミスに気付かないまま給与計算を行うと、正しい給与を支払えなくなるため、専門的なスタッフを配置するか、ミスを防ぐための管理体制を整えることが必要です。

もし社内に勤怠管理の専門スタッフを配置できない場合は、社会保険労務士（社労士）や給与計算のアウトソーシング企業、BPOサービス^※活用の検討をお勧めします。

勤怠管理システムは、適切に設定しなければ正確な勤怠管理ができません。特に特殊な勤務体系を採用している業種や職種では、導入時の設定を慎重に行う必要があります。誤った設定のまま運用すると、管理が煩雑になりやすいため、適切な設定の重要性を理解することが重要です。

例えば、建設業は複数の現場を保有していることが多く、現場ごとにタイムカード機を設置するのは現実的でないこともあるでしょう。また、病院は、医師や看護師などのさまざまな職種や勤務形態ごとに勤怠集計を行うため、紙やExcelなどの管理では多大な工数がかかります。

クラウド型システムのように法改正に自動対応する仕組みを導入していない場合、法改正のたびに勤怠管理のルールや設定を見直す必要が出てきます。特に、労働時間管理に関する法改正が頻繁に行われる場合は、対応の負担が大きくなるため、専門家に依頼することも一つの選択肢になるでしょう。

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適切な勤怠管理を行うことで、正確な給与計算や経費計上ができ、節税効果も期待できます。詳細は以下のリンクからご覧ください。

勤怠とは、従業員の出退勤や休憩、残業、休日などの勤務状況を意味する言葉です。企業には正しい勤怠管理の義務があり、紙の出勤簿、タイムカード、Excel、システム導入などから自社にあった勤怠管理方法を選ばなくてはなりません。

中でも、勤怠管理システムの活用は、勤怠データの自動集計や法改正対応といった利便性が魅力で、業務効率化を図りたい企業はぜひ取り入れたい方法です。しかし、初めてシステム導入を行う場合、勤怠管理システムの選び方や設定方法に悩んでしまう企業も少なくありません。

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